Chức năng nhiệm vụ

Chức năng

Văn phòng Học viện là một đơn vị trực thuộc Học viện Nông nghiệp Việt Nam, có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc Học viện trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiệnđiều hành các hoạt động của Học viện và chịu trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư, hành chính, pháp chế; kế hoạch, tổng hợp; công tác bảo vệ an toàn cơ quan, an ninh trật tự trong Học viện.

 Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Công tác văn thư, hành chính

a) Chủ trì, xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ trong Học viện.

b) Tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến, trình Giám đốc Học viện và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan. Đặt và phân phối báo, tạp chí cho các đơn vị.

c) Chịu trách nhiệm về thể thức, tính pháp lý của các văn bản do Giám đốc Học viện ban hành. Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh các thủ tục hành chính trong Học viện.

d) Là đầu mối tổ chức, quản lý và thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định hiện hành.

e) Quản lý, sử dụng con dấu và các công văn giấy tờ của Học viện theo quy định của pháp luật.

f) Tổ chức công tác lưu trữ và quản lý các văn bản, tài liệu theo quy định hiện hành.

g) Cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho công chức, viên chức và người lao động của Học viện được cử đi công tác. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Học viện.

h) Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Học viện.

i) Phối hợp với các đơn vị trong Học viện theo dõi, đôn đốc thực hiện quy định làm việc và các chủ trương kế hoạch công tác của Giám đốc Học viện.

j) Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm tham dự đầy đủ các buổi họp, hội nghị do Ban Giám đốc Học viện chủ trì. Chịu trách nhiệm ghi chép, soạn thảo các kết luận của Ban Giám đốc Học viện tại buổi họp, hội nghị trình Ban Giám đốc Học viện ký, gửi đến các đơn vị trong Học viện để thực hiện.

2. Công tác pháp chế

a) Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan tư vấn, giúp Giám đốc Học viện về những vấn đề pháp lý của đơn vị; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Học viện, đơn vị; của công chức, viên chức, người lao động và người học.

b) Giúp Giám đốc Học viện chuẩn bị ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

c) Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với văn bản do các đơn vị khác của cơ sở giáo dục đại học soạn thảo trước khi trình Giám đốc Học viện ký ban hành.

d) Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật; nội quy, quy chế của các cơ quan liên quan và của Học viện cho công chức, viên chức, người lao động và người học.

e) Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức pháp luật trong phạm vi Học viện.

f) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan giúp Giám đốc Học viện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Học viện và của đơn vị.

Kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả và xử lý các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế trong hoạt động của Học viện và đơn vị.

g) Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện công tác pháp chế với cơ quan quản lý giáo dục và Giám đốc Học viện theo quy định.

3. Công tác kế hoạch, tổng hợp

a) Chủ trì xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Học viện. Lập các báo cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm học của Học viện và nhiệm kỳ công tác của Giám đốc Học viện,... theo yêu cầu của Giám đốc Học viện và cấp trên.

b) Lập lịch công tác tuần, công tác tháng phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

c) Cập nhật thông tin từ các đơn vị trong Học viện để xử lý, tham mưu cho Giám đốc Học viện điều hành công tác chung của Học viện.

d) Cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ về hành chính, tổng hợp, kế hoạch và công tác pháp chế cho bộ phận quản trị mạng.

e) Chỉ đạo, phân công thư ký giúp việc Ban Giám đốc Học viện.

4. Công tác quản trị

a) Quản lý khu nhà điều hành và quản lý bảng chỉ dẫn, tên các đơn vị của Học viện.

b) Quản lý và phục vụ các phòng họp của Học viện, phòng làm việc của Ban Giám đốc.

c) Quản lý nhà A1 cán bộ.

d) Tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với Học viện; Tổ chức lễ tân đối với các cuộc họp của Học viện.

e) Quản lý, điều hành, hợp đồng thuê phương tiện giao thông vận tải phục vụ công tác của Học viện và các đơn vị.

4. Công tác bảo vệ

a) Xây dựng, trình Giám đốc Học viện phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch, phương án bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trong khu vực Học viện.

b) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định về phòng cháy, chữa cháy, huấn luyện lực lượng phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt của Học viện.

c) Tổ chức tuần tra canh gác bảo đảm an ninh trật tự, an toàn trong Học viện và giải quyết các vấn đề liên quan đến tính mạng, tài sản của cá nhân, đơn vị thuộc Học viện.

d) Đầu mối phối hợp với đơn vị công an và chính quyền địa phương trong các hoạt động giữ gìn trật tự, trị an, an toàn xã hội trên địa bàn Học viện.

e) Đầu mối phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Học viện làm tốt công tác đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn trong các ngày lễ, kỷ niệm, bầu cử, hội nghị, các kỳ thi trong phạm vi Học viện.

f) Trực các cổng ra vào Học viện, kiểm tra giấy tờ, tài sản ra vào Học viện; Chủ động giám sát, phát hiện các dấu hiệu nghi vấn phạm pháp, kịp thời ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật, nội quy của Học viện về an ninh, trật tự, về người và tài sản.

g) Phối hợp với các đơn vị bảo vệ tài sản chung của Học viện, trông giữ phương tiện giao thông của công chức, viên chức, người lao động, người học và khách đến làm việc tại Học viện. Duy trì hoạt động của đội thanh niên xung kích.

5. Công tác khác

a) Là đầu mối đối với các cơ quan, tổ chức có liên quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

b) Phối hợp với các đơn vị chức năng chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các đơn vị, công chức, viên chức, người lao động và người học chấp hành quy định, nội quy của Học viện, thực hiện nếp sống văn minh.

c) Phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ và các đơn vị có liên quan thực hiện chế độ, chính sách, đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho công chức, viên chức và người lao động của Học viện.

d) Phối hợp với Ban Tài chính và Kế toán và các đơn vị có liên quan quản lý và sử dụng tài chính phục vụ các hoạt động của Học viện.

e) Phối hợp với Ban Thanh tra và các đơn vị có liên quan tổ chức việc tiếp công dân của Giám đốc Học viện.

f) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các ngày lễ kỷ niệm, ngày truyền thống.

g) Cấp cơ sở quản lý toàn diện về nhân sự, đề xuất nhu cầu và phối hợp với các đơn vị chức năng tham gia vào quá trình tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng viên chức và người lao động của Văn phòng.

h) Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và của Học viện.

i) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.